Accesos, usuarios y cupos

Quién entra a Talklyt, los usuarios de Teams y los cupos del plan.

En Talklyt hay dos listas de personas que conviene no confundir. Accesos son las personas que pueden entrar a Talklyt y ver los datos. Usuarios son las personas cuyas llamadas analiza Talklyt, aunque nunca entren a la aplicación. Cada usuario ocupa un cupo de tu plan. Esta página explica las tres cosas.

Concepto	Qué es	Dónde se gestiona
Acceso	Una persona que puede iniciar sesión en Talklyt	Configuración › Accesos
Usuario	Una persona cuyas llamadas analiza Talklyt (está en la lista y ocupa un cupo)	Organización › Usuarios
Cupo	El derecho a que se analicen las llamadas de un usuario; tu plan incluye un número de cupos	Organización › Usuarios (uso del plan arriba de la lista)

Roles#

Rol	Qué puede hacer
Propietario	Todo. Es quien dio de alta la organización. Es el único que da acceso de administrador, concede o retira los permisos de Microsoft 365 y gestiona algunas acciones de la suscripción. Nadie puede cambiar su rol ni quitarle el acceso.
Administrador	Gestiona todo en Talklyt, incluidos los accesos de solo lectura: tarifas, tipos de llamada, usuarios, cupos, presupuestos, alertas, reportes y la zona horaria. No puede dar ni quitar acceso de administrador.
Solo lectura	Ve reportes y datos, pero no configura nada. No ve Organización, Azure AD, Suscripción, Accesos ni Auditoría en el menú.

Consejo: algunas cuentas antiguas tienen el rol "Usuario". En Accesos aparecen como Solo lectura. Si les cambias el rol, pasan a uno de los roles actuales.

Accesos: quién puede entrar a Talklyt#

Solo las personas que autorices en Configuración › Accesos pueden entrar a Talklyt con su cuenta de Microsoft 365. El resto de tu organización no tiene acceso, aunque esté en tu directorio.

La pantalla tiene dos pestañas:

Con acceso: personas que hoy pueden entrar.
Sin acceso: personas a las que se les quitó el acceso. Puedes devolvérselo.

Cada pestaña muestra cuántas personas hay entre paréntesis.

Columna	Qué muestra
Nombre	Nombre de la persona. Tu propia fila lleva la etiqueta Tú.
Correo	Correo con el que entra.
Rol	Propietario, Administrador o Solo lectura. Si eres el propietario, aquí ves una lista para cambiar el rol.
Estado	Activo o Sin acceso.
Ha entrado	Fecha y hora del último inicio de sesión, o Aún no ha entrado.
Acciones	Quitar acceso o Devolver acceso, cuando puedes actuar sobre esa persona.

Nadie puede modificar su propio acceso ni el del propietario. Por eso esas filas no tienen acciones.

Dar acceso a una persona

Quién puede: propietario (a administradores y solo lectura) y administrador (solo a solo lectura).

Entra a Configuración › Accesos.
Haz clic en Dar acceso.
En Persona, escribe al menos 2 caracteres del nombre o del correo.
Elige a la persona en Resultados del directorio. Cada resultado muestra el nombre, el correo y, si existen, el cargo y el departamento.
En Rol, elige Solo lectura o Administrador. Si eres administrador, solo ves Solo lectura y el aviso Solo el propietario puede dar acceso de administrador.
Haz clic en Dar acceso.

Verás el mensaje (nombre) ya puede entrar a Talklyt. La persona entra con el botón de Microsoft en la pantalla de inicio de sesión. Consulta Iniciar sesión.

Solo puedes dar acceso a personas que:

Están en el directorio de Microsoft 365 de tu organización y Talklyt ya las sincronizó.
Tienen la cuenta habilitada en Microsoft 365.
No son cuentas de recursos (operadoras automáticas o colas).
No tienen ya acceso.

Si no encuentras a alguien, verás No hay personas sin acceso que coincidan con la búsqueda. Puede que ya tenga acceso, que su cuenta esté deshabilitada o que se haya creado hoy en Microsoft 365 y Talklyt aún no la haya sincronizado. Los usuarios se actualizan una vez al día.

Importante: el acceso que das aquí es con la cuenta de Microsoft 365 de la persona. En Talklyt todas las personas entran con Microsoft 365: no hay contraseñas de Talklyt.

Cambiar el rol

Quién puede: solo el propietario.

Entra a Configuración › Accesos, pestaña Con acceso.
En la columna Rol de la persona, elige Administrador o Solo lectura.

El cambio se guarda al instante y ves (nombre) ahora tiene el rol (rol). Las sesiones abiertas de esa persona se cierran, así que debe volver a iniciar sesión con su nuevo rol.

Quitar el acceso

Quién puede: propietario (a administradores y solo lectura) y administrador (solo a solo lectura).

Entra a Configuración › Accesos, pestaña Con acceso.
Haz clic en Quitar acceso en la fila de la persona.
Confirma con Quitar acceso.

La persona deja de poder entrar y sus sesiones abiertas se cierran al instante. Pasa a la pestaña Sin acceso. Quitar el acceso no borra a la persona de Microsoft 365 ni sus llamadas.

Devolver el acceso

Quién puede: propietario y administrador, con las mismas reglas de rol.

Entra a Configuración › Accesos, pestaña Sin acceso.
Haz clic en Devolver acceso en la fila de la persona.

Todos estos cambios quedan en la auditoría, en el área Accesos.

Usuarios#

La página Usuarios (en el menú, Organización › Usuarios) es la lista de personas cuyas llamadas analiza Talklyt. No muestra todo tu directorio de Microsoft 365: las personas se buscan y se agregan, hasta donde alcance tu plan. Talklyt usa esta lista para saber de quién es cada llamada, su departamento (para el costeo por departamento) y su número de Direct Routing.

El uso del plan

Arriba de la lista ves cuántos usuarios hay y cuántos permite tu plan, por ejemplo 13 de 25 usuarios · Plan Básico, con una barra. Debajo, una línea dice cómo funciona la lista según tu caso:

Caso	Qué pasa
Con un plan contratado	Solo se analizan las llamadas de los usuarios de la lista. Los cupos se asignan a mano: quien llame sin estar en la lista aparece en Llamaron sin cupo y sus llamadas no se guardan.
Durante la prueba gratis	Quien llama se agrega solo a la lista, sin límite.
Sin límite (organización sin cobro activo)	Se guardan todas las llamadas. La lista sirve para organizar a tus usuarios y se arma a mano.

Si tienes más usuarios que los que incluye tu plan (por ejemplo, después de bajar de plan), verás Debes quitar N usuarios o cambiar de plan.

Cómo se mantiene al día

Una vez al día, Talklyt actualiza los datos de las personas desde Microsoft 365: nombre, correo, departamento, cargo, si la cuenta está habilitada, si es una cuenta de recursos y las licencias de Teams y Teams Phone. Completa el teléfono solo si está vacío: si ya escribiste el número a mano, no lo cambia, porque la línea de Direct Routing no está en el directorio.

Cuando una persona sale del directorio o su cuenta se deshabilita en Microsoft 365, sale de la lista y su cupo queda libre. Sus llamadas ya guardadas conservan sus datos. Los usuarios creados a mano no se tocan.

Importante: si Microsoft devuelve una lista con demasiadas personas faltantes a la vez, Talklyt no da de baja a nadie. Así se evita perder usuarios por un error temporal.

La lista

Columna	Qué muestra
Usuario	Nombre y correo.
Departamento	Departamento del directorio, o "—".
Teléfono	Número y extensión, o Sin teléfono.
Licencias	Teams y Phone System si las tiene, o Creado a mano.

El cuadro Buscar en la lista filtra por nombre, correo o número. La lista se pagina de a 20.

Agregar usuarios

Quién puede: propietario y administrador.

Haz clic en Agregar usuarios.
En Desde Microsoft 365, escribe al menos 2 letras del nombre, el correo o el número. Solo aparecen las personas que aún no están en la lista.
Marca una o varias. Puedes buscar otra vez y seguir marcando: las elegidas quedan arriba, en N seleccionados, y con la ✕ de cada una la quitas de la selección (o con Quitar todos). Arriba ves Quedan N cupos en tu plan; al llegar al límite no puedes marcar más.
Revisa la selección y haz clic en Agregar N.

Desde ese momento se analizan sus llamadas. Si tu plan está lleno, verás No quedan cupos en tu plan con el enlace Cambiar de plan.

Agregar muchos usuarios desde un archivo

Quién puede: propietario y administrador.

Prepara un Excel (.xlsx) o un CSV con una columna con el correo de cada persona. Puedes usar Descargar plantilla (CSV). La columna se reconoce por su encabezado (Correo, Email, UPN, Usuario…); si no tiene encabezado, se usa la columna que tiene correos. También puedes poner nombres completos en una columna Nombre.
Haz clic en Agregar usuarios y, en Desde Microsoft 365, haz clic en Subir archivo.
Talklyt busca a cada persona en Microsoft 365. Las que encuentra quedan en N seleccionados, hasta donde alcance tu plan.
Debajo ves las que no se pudieron seleccionar, con su fila y el motivo:

Motivo	Qué significa
No se encontró en Microsoft 365	Ese correo o nombre no existe en tu directorio. Revisa que esté bien escrito.
Ya está en la lista	La persona ya tiene cupo.
La cuenta está deshabilitada en Microsoft 365	Habilítala en Microsoft 365 y vuelve a subir el archivo.
Ya no está en el directorio de Microsoft 365	La persona se eliminó de tu directorio.
Es una cuenta de recursos (operadora o cola); no necesita cupo	Sus llamadas se analizan siempre.
Hay varias personas con ese nombre; usa el correo	El nombre no basta para saber quién es.
Está repetida en el archivo	Aparece más de una vez (con el mismo correo, o con su UPN y su correo).
No quedan cupos en tu plan	La persona existe, pero ya no cabe. Cambia de plan o quita a alguien de la selección.
Microsoft 365 no respondió; vuelve a subir el archivo	No se pudo consultar el directorio en ese momento.

Revisa la selección y haz clic en Agregar N.

El correo puede ser el UPN o el correo principal de la persona, aunque sean distintos. Si alguien se creó hoy en Microsoft 365 y Talklyt aún no lo había sincronizado, también se encuentra. El archivo admite hasta 5.000 personas y 5 MB. El formato .xls antiguo no se admite: guárdalo como .xlsx o .csv.

Consejo: para recuperar las llamadas que una persona hizo antes de agregarla, haz una sincronización manual del periodo.

Llamaron sin cupo

Con un plan contratado, si alguien que no está en la lista hace o recibe llamadas, ves el aviso N personas llamaron sin cupo: sus llamadas no se analizaron. Haz clic en Ver quiénes para ver la lista con la fecha de su última llamada, y usa Agregar en cada persona o Agregar N para agregar a todas las que quepan en tu plan.

Quitar un usuario de la lista

Quién puede: propietario y administrador.

Haz clic en el ícono Quitar de la fila.
Confirma en ¿Quitar a (nombre)?.

Sus llamadas dejan de analizarse desde ese momento y su cupo queda libre. Lo que ya se guardó se conserva.

Editar un usuario

Quién puede: propietario y administrador.

Haz clic en el ícono Editar de la fila. En los usuarios de Microsoft 365 solo puedes cambiar el Teléfono y la Extensión y ves el aviso: Nombre, departamento, cargo y estado se actualizan solos desde Microsoft 365 cada día. Aquí puedes editar el teléfono y la extensión (la línea de Direct Routing no está en el directorio). En los creados a mano puedes cambiar todos los datos.

Crear un usuario a mano

Quién puede: propietario y administrador.

Úsalo para extensiones o líneas que no están en tu directorio de Microsoft 365. Ocupa un cupo del plan.

Haz clic en Agregar usuarios y elige la pestaña Crear manualmente.
Completa Email (UPN) y Teléfono, que son obligatorios. Escribe el teléfono en formato internacional, por ejemplo +573001234567.
Si quieres, completa Nombre, Extensión, Departamento y Cargo.
Haz clic en Crear y agregar.

Importar usuarios

Quién puede: propietario y administrador.

Haz clic en Agregar usuarios y elige la pestaña Importar JSON. Es para usuarios que no están en Microsoft 365; para los de Microsoft 365 usa un archivo.

En Datos JSON, pega la lista. Ejemplo:

[
  {
    "userPrincipalName": "ana.perez@tuempresa.com",
    "displayName": "Ana Pérez",
    "phoneNumber": "+5716012345",
    "extension": "1234",
    "department": "Ventas",
    "jobTitle": "Gerente"
  }
]

Haz clic en Importar.

Reglas:

userPrincipalName y phoneNumber son obligatorios. Los usuarios sin alguno de los dos se omiten.
Si un usuario ya existe, se actualiza.
Se agregan a la lista hasta donde alcance tu plan; si alguno no cabe, lo ves en el aviso al terminar.

Eliminar un usuario creado a mano

Solo los usuarios creados a mano se pueden eliminar (ícono de papelera Eliminar). Los de Microsoft 365 no tienen esa opción: para que dejen de analizarse, quítalos de la lista.

Agregar, quitar, crear, editar, importar y eliminar usuarios queda en la auditoría.

Cupos#

Tu plan incluye un número de cupos: cada usuario de la lista ocupa uno. Solo se analizan las llamadas de los usuarios de la lista. Las cuentas de recursos (operadoras automáticas y colas) no ocupan cupo y sus llamadas se procesan siempre.

Con un plan contratado, los cupos se asignan a mano en Usuarios. Las llamadas de quien no está en la lista no se guardan y esa persona aparece en Llamaron sin cupo.
Durante la prueba gratis no hay límite: cada persona que hace o recibe una llamada se agrega sola.
Cuando un usuario sale del directorio o su cuenta se deshabilita en Microsoft 365, su cupo queda libre.

En Configuración › Suscripción solo ves el número, por ejemplo Usuarios: 13 de 25, con el enlace Administrar usuarios. Si eliges un plan con menos cupos que tus usuarios, Suscripción te dice cuántos debes quitar en Usuarios antes de pagarlo.

Importante: si tienes más usuarios que los que incluye tu plan y se vence el plazo de 7 días para ajustarlo, la cuenta pasa a solo lectura y Talklyt solo procesa las llamadas de los primeros usuarios que recibieron cupo, hasta el límite del plan.

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